Asistente administrativo

Responsabilidades principales

1. Control y Seguimiento de Contratos (Gestión, no Elaboración)
• Mantener actualizada la base de datos y matriz de contratos (fechas clave, vigencias y estatus).
• Monitorear activamente el calendario de vencimientos para solicitar renovaciones a tiempo.
• Gestionar el flujo de firmas (físicas o electrónicas) y asegurar el resguardo físico y digital de los documentos finales.
• Solicitar y validar la documentación administrativa y legal de los proveedores (RFC, actas, poderes, seguros).
• Servir de enlace interno: coordinar con Compras, Finanzas y Operaciones.

2. Soporte Administrativo y Financiero
• Revisión y análisis de Estados de Resultados (P&L): Identificar desviaciones, variaciones de costos y asegurar que los gastos estén alineados al presupuesto.
• Conciliación de proveedores: Cruzar estados de cuenta de proveedores contra registros internos, facturas y pagos realizados para asegurar que no existan saldos pendientes o errores.
• Mantener comunicación constante con proveedores para aclaraciones de saldos, actualizaciones de datos o procesos de renovación.
• Apoyar en la recopilación de información y evidencias para auditorías internas y externas.

Requisitos
• Educación: Licenciatura o carrera técnica en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Negocios Internacionales o afín.
• Experiencia: 1 a 2 años en puestos de asistencia administrativa, control de proveedores, auxiliar contable o gestión de archivos documentales.
• Excel: Nivel Intermedio-Avanzado (indispensable para el manejo de bases de datos, tablas dinámicas, filtros y fórmulas).
• Herramientas digitales: Experiencia manejando repositorios en la nube y gestión de firmas (SharePoint, etc.).
• Habilidad numérica: Capacidad para entender e interpretar reportes financieros básicos (estados de resultados).
Competencias clave
• Orden y disciplina documental: Capacidad para mantener un archivo impecable y bases de datos al día.
• Atención al detalle y análisis analítico: Crucial tanto para detectar alertas de vencimientos como para encontrar discrepancias en las conciliaciones de proveedores.
• Seguimiento puntual y gestión del tiempo: Proactividad para buscar a los proveedores y a las áreas internas antes de que los contratos expiren.
• Comunicación asertiva: Habilidad para comunicarse con proveedores y coordinarse con el equipo corporativo.

Deseable
• Inglés intermedio.
• Experiencia previa trabajando con proveedores de servicios logísticos, transporte, arrendamientos o mantenimiento.

-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
1 año de experiencia
Idiomas: Inglés
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative