Asistente del director general

Descripción de puesto: Asistente de Dirección General y Coordinador(a) de Servicio y Garantías (ChefCare)
Reporta a: Dirección General
Ubicación: Guadalajara, Jalisco

Objetivo del puesto
Apoyar a la Dirección General en la organización de su agenda, pendientes y seguimiento de acuerdos, y ser el punto único de contacto con los clientes para servicios, pólizas de mantenimiento y garantías, asegurando que cada solicitud se atienda y se cierre a tiempo.
Responsabilidades: asistencia a Dirección General

• Administrar la agenda, citas, viajes y reuniones del Director General.
• Registrar en Odoo los acuerdos e indicaciones de la Dirección General, con responsable y fecha límite, y dar seguimiento hasta su cierre.
• Preparar cada semana el reporte de actividades vencidas por área para la junta de dirección.
• Preparar documentos, presentaciones, minutas y correspondencia.
• Filtrar llamadas, correos y solicitudes, escalando solo lo que requiere a la Dirección General.
• Recibir y atender a clientes, proveedores y socios en representación de la Dirección General.

Responsabilidades: servicio y garantías (ChefCare)

• Recibir y registrar en Odoo todas las solicitudes de servicio, mantenimiento y garantía de los clientes.
• Asignar cada servicio al técnico o área responsable y programarlo en la agenda.
• Informar al cliente en cada etapa: recepción, programación, atención y cierre.
• Dar seguimiento al calendario de mantenimientos preventivos de las pólizas activas.
• Revisar si cada caso procede como garantía, póliza o servicio con cargo, y coordinar con administración su cotización y facturación.
• Encuestar al cliente al cerrar cada servicio y reportar quejas o problemas recurrentes.
• Mantener actualizada la cartera de clientes con póliza y avisar al área comercial sobre renovaciones próximas.

Indicadores de desempeño

• Porcentaje de acuerdos de dirección cerrados en tiempo.
• Tiempo de respuesta al cliente desde que reporta hasta que se le agenda el servicio.
• Porcentaje de servicios y garantías cerrados en tiempo.
• Cumplimiento del calendario de preventivos de pólizas.
• Satisfacción del cliente en encuestas de cierre.
• Renovaciones de pólizas avisadas con anticipación.

Requisitos

• Licenciatura en Administración, Negocios o afín.
• Mínimo 3 años como asistente de dirección, coordinación de servicio al cliente o posventa.
• Experiencia deseable en empresas de equipo industrial, mantenimiento o servicios técnicos.
• Manejo de Odoo o CRM similar; Office o Google Workspace avanzado.
• Inglés intermedio.

Competencias

• Imagen y presencia ejecutiva, acorde a la representación de la Dirección General ante clientes, proveedores y socios.
• Excelente trato, cortesía y seguridad al comunicarse en persona, por teléfono y por escrito.
• Arreglo personal y vestimenta profesional.
• Muy organizada y disciplinada en el seguimiento.
• Capacidad para manejar varias prioridades sin perder pendientes.
• Trato cordial pero firme con clientes, incluso en situaciones difíciles.
• Discreción y confidencialidad.
• Iniciativa para resolver sin esperar instrucciones en cada caso.

Ofrecemos

• Sueldo competitivo acorde a la experiencia.
• Prestaciones superiores a las de ley.
• Desarrollo profesional trabajando directamente con la Dirección General de un grupo con casi 50 años de trayectoria.