Asistente Ejecutiva Office Manager - con experiencia

Buscamos una Asistente Ejecutiva & Office Manager que sea responsable de asegurar el funcionamiento impecable de la oficina y brindar soporte directo a los Socios Directores.

La posición requiere una persona altamente organizada, proactiva, discreta y resolutiva, con capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea y con absoluta confidencialidad, incluyendo manejo de agendas, documentación sensible, proveedores, trámites y operación general de la oficina.

Principales responsabilidades

Gestión de oficina:
Asegurar que la oficina se encuentre siempre en óptimas condiciones de orden, presentación y funcionamiento.
Supervisar servicios de limpieza, mantenimiento y personal operativo.
Administrar inventarios y coordinar la compra de papelería, bebidas, consumibles y suministros.
Gestionar caja chica, comprobaciones, depósitos y trámites bancarios.
Mantener comunicación con la administración del edificio para accesos, visitas, permisos y atención de incidencias.
Coordinar proveedores y dar seguimiento a servicios y requerimientos de la oficina.

Asistencia ejecutiva:
Administrar y coordinar las agendas de 3 Socios Directores.
Organizar citas, reuniones y compromisos, anticipando y resolviendo posibles conflictos de agenda.
Recibir y atender a clientes, visitas y proveedores con un alto nivel de profesionalismo y discreción.
Apoyar en gestiones administrativas y personales específicas de los socios.
Dar seguimiento puntual a pendientes y solicitudes.
Control documental

Organizar y mantener archivos físicos y digitales de empresas, proyectos, propiedades y obras.
Controlar el acceso, resguardo y localización de documentación sensible.
Mantener expedientes actualizados y garantizar la disponibilidad inmediata de documentos.
Manejar información legal, financiera, patrimonial y personal bajo estrictos estándares de confidencialidad.
Apoyo administrativo y operativo

Recibir, revisar y canalizar facturas y recibos al área contable/administrativa.
Solicitar cotizaciones y realizar investigaciones puntuales de proveedores o servicios.
Dar seguimiento a trámites, compras y requerimientos especiales.
Mantener comunicación constante con proveedores y personal operativo.-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
5 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Conocimientos: Proactividad, Resolución de problemas, Documentación, Manejo de agenda, Microsoft excel, Microsoft office, Organización, Organización de archivos, Proveedores, Soporte
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, oficina, lider, jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente